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新北市政府警察局瑞芳分局
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受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案標準作業流程說明

  • 發布日期:103-09-22
  • 發布單位:瑞芳分局

 

 

作 業 階 段 作 業 流程 步驟說明 作 業 期 限

受 理 申 請 階 段

1.檔案應用申請

壹、民眾(以下稱申請人)閱覽、抄錄或複製新北市政府及所屬各機關檔案,應以「新北市政府及所屬各機關檔案閱覽抄錄複製申請書」【(民)表一】(以下簡稱申請書),向本府總收文或權責機關提出申請。

貳、申請方式:

一、申請書下載或索取

(一) 網路下載 1.新北市政府員工入口網(網址:http://portal.ntpc.gov.tw)/標準作業程序/秘書處/新北市政府及所屬各機關受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案標準作業程序下載。 2.新北市政府網站(網址:http://www.ntpc.gov.tw)/網路e櫃檯/秘書處/檔案閱覽抄錄複製申請/表單下載。

(二) 紙本:至本府一樓聯合服務中心索取 申請書。

(三) 收件地點:填妥申請書後郵寄或送達本府地下一樓總收文或權責機關受理收件。

二、使用自然人憑證者,於新北市政府網站/網路e櫃檯/秘書處/檔案閱覽抄錄複製申請/線上申辦。

參、申請閱覽抄錄複製檔案,請於新北市政府網站/網路e櫃檯/秘書處/檔案閱覽抄錄複製申請/表單下載/參閱「新北市政府及所屬各機關辦理檔案申請閱覽抄錄複製應行注意事項」【(民)附件一】。

30天
2.1申請審核

壹、錄案: 秘書處總收文受理申請書後,應登錄總收文號,分文各機關辦理;若由機關受理亦應登錄機關收文號。

貳、形式審核及期限:

一、各機關應依據申請書所載事項,確認其正確性,並檢查申請案件是否符合規定。

二、受理申請時,最遲應自受理之日起30天內,以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者,自申請人補正之日起算。

參、調案程序: 為提供檔案申請准駁之參考,各機關應依調案程序,向秘書處檔案管理單位辦理調案。

肆、申請審核:

一、 承辦人就檔案內容得否提供應用,擬妥「新北市政府及所屬各機關檔案應用申請審核通知書及審核表」(表一),陳請權責長官批示。

二、 申請案件若需其他機關提供意見時,請依相關規定會辦其他機關。

伍、回覆申請人: 各機關應就檔案內容得否提供應用函知申請人,函覆內容應包含下列各項:

一、 如有限制或駁回應用之情事者得拒絕申請,並敘明其理由。

二、 應攜帶之相關證明文件:

(一) 檔案應用申請審核通知書及審核表(表一)。

(二) 身分證或護照等身分證明文件。

三、 應用處所:

(一) 各機關會議室或承辦人員辦公室。

(二) 本府二十樓檔案閱覽室。使用本府二 十樓檔案閱覽室,應填妥「新北市政府及所屬各機關檔案閱覽室使用登記表」(表二),並請參閱「新北市政府及所屬各機關檔案閱覽室使用注意事項」(附件一)。 陸、經審核准駁應用檔案者,各機關除將檔案應用申請審核通知書及審核表(表一)回覆申請人外,應將副本抄送秘書處。

30天
2.2通知補正 經審核申請書如有不合規定或資料不全,可通知申請人於7天內補正,申請人無法提供時,則予以駁回。  
2.3駁回 申請人逾期不補正或不能補正者,得駁回申請。  
准 駁 應 用 階 段 3.準備檔案

壹、備妥檔案: 申請案件經核准者,各機關就核准應用項目於約定日前備妥。

貳、限制公開: 核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之,在不影響資料判讀原則下,得以下列方式處理:

一、 檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用。

二、 檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。

三、 各機關應將檔案部分抽離或遮蓋情形註記於「新北市政府及所屬各機關檔案應用簽收單」(表三)告知申請人。

參、其他資料: 各機關應將備妥之檔案併同申請書影本及檔案應用簽收單(表三)放置一處待用。

約定日前
閱覽、抄錄或複製檔案

壹、申請人應出示文件:

一、申請人至本府各機關指定處所閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示身分證明文件、檔案應用申請審核通知書及審核表(表一),始得進入檔案閱覽處所。

二、承辦人將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應用簽收單(表三)簽名。

貳、承辦人責任:

一、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,有關檔案之交接、收回清點及安全維護事宜,由承辦人負責。

二、申請人閱覽抄錄或複製檔案,應保持檔案資料完整,違者承辦人應停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。

約定日
還 卷 歸 檔 階 段 5.用畢繳費後還卷

壹、檔案應用完畢處理: 一

、 承辦人應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形。

二、 如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單(表三)註記後依相關規定辦理。

三、 申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用檔案完畢者,承辦人應先於檔案應用簽收單(表三)註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱。

四、 申請人閱畢檔案應歸還本府各機關承辦人,並經點收無訛後,承辦人應於檔案應用簽收單(表三)上註記還卷並將一聯交付申請人。 貳、繳費:

一、 承辦人應依「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件二)開立規費繳款書(繳款科目為使用規費收入-資料使用費;各機關可於臺灣銀行公庫網下載)。

二、 申請人持繳款書至本府地下一樓臺灣銀行(上午9時至下午3時30分)繳納費用。

三、 申請人如未能及時繳納規費時,得將規費委託承辦人代繳,但須自行備妥掛號信封,以利本府各機關承辦人寄交規費收據聯。承辦人於次日上班代繳規費後,應將收據聯彌封,交由各機關發文單位郵寄申請人。

四、 申請人於本府地下一樓臺灣銀行繳納費用或委託承辦人代繳規費後即可領取檔案複製品。

用畢當天