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新北市政府警察局瑞芳分局
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受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案注意事項及申請書下載

  • 發布日期:112-03-09
  • 發布單位:瑞芳分局

 
一、 新北市政府為使所屬各機關(以下簡稱機關)辦理檔案法第十七條至二十一條規定之申請閱覽、抄錄或複製檔案(以下簡稱檔案應用)等事項有所遵循,特訂定本注意事項。
二、 申請檔案應用者,應以檔案應用申請書(附表一)或其他型式之文件載明下列事項,向業務權責機關提出申請:
(一) 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
(二) 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,應提出委任書(附表二);如係法定代理者,應敘明與申請人之關係。
(三) 申請項目。
(四) 檔號或收發文字號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
(五) 申請目的。
(六) 有使用檔案原件之必要者,其事由。
(七) 申請日期。
三、 前點申請,得以下列方式為之:
(一) 申請書簽章後,親自持送、郵寄或傳真。
(二) 申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者,以電子文件向機關指定之資訊系統為之。
(三)於本府網站、機關網站或其它電子設備所建置之電子表單申請。
四、檔案應用申請,如有不符規定或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請。
五、檔案應用申請,機關應自受理之日起十五日內,通知申請人准駁結果;必要時得延長十五日。
前項期間,於申請人依前點規定補正時,自補正之日起算。
申請檔案數量過多,無法於第一項規定期限內完成准駁時,得與申請人協商分批審復。
六、機關受理檔案應用申請後,應由業務單位就檔案內容得否提供應用擬妥准駁通知書(附表三)及准駁清單(附表四),必要時簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見。
准駁通知書應載明事項如下:
(一) 核准申請:
1、 核准應用檔案之意旨。
2、 檔案應用方式、時間及處所。
3、 檔案應用注意事項及收費標準。
4、 應攜帶相關證明文件。
(二) 駁回申請:敘明駁回理由及救濟教示條款。
七、檔案應用申請之准駁,依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他相關法令之規定辦理。
八、檔案應用申請,除經核准提供原件者外,以提供複製品為原則。
檔案內容如有部分應限制公開或提供之情形,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。
前項檔案如屬紙質類檔案,於不影響內容判讀時,得以下列方式處理:
(一)檔案可拆卷者,將不宜公開或提供之部分抽離後提供應用。
(二)檔案不可拆卷者,將不宜公開或提供之部分適當遮掩後影印
或掃描提供應用。
業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單(附表五),並告知申請人。
九、機關應設置檔案閱覽處所,並提供必要之設備。
前項檔案閱覽處所,開放時間為星期一至星期五上午九時至下午五時。但不包括例假日及國定假日;若有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。
十、申請經核准者,應儘速至檔案閱覽處所進行檔案應用,並依下列規定辦理:
(一)於行前三個工作日前與業務單位承辦人員聯絡,以資準備。
(二)進行檔案應用時,出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件,並完成登記程序後,始得進入閱覽處所。
(三)於收受檔案時,於檔案應用簽收單簽名。
十一、申請人進行檔案應用時,應由機關業務單位承辦人員陪同,並遵守下列事項:
(一)應保持檔案之完整,且不得污損、破壞或變更檔案內容。
(二)未經許可,不得擅自將檔案之全部或一部攜離檔案閱覽處所。
(三)禁止飲食、吸菸或大聲喧嘩。
(四)不得破壞環境整潔。
(五)抄錄檔案應使用鉛筆,不得使用原子筆等易污損檔案之工具。
(六)可攜式媒體非經機關許可不得使用。
(七)未經許可,禁止擅自接用電源、連接機關電腦或網路系統。
(八)妥慎使用機關提供檔案應用之物品或設備,不得破壞。
十二、申請人違反前點規定者,機關得停止其檔案應用行為;涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
十三、檔案應用完畢,業務單位應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有污損、破壞或變更檔案等情形;如有前述不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記,並依相關規定辦理。
十四、應用之檔案應於當日歸還,業務單位點收無誤後,於檔案應用簽收單註記還卷,並將一聯交付申請人收執。
申請人未能於當日應用完畢者,業務單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後辦理還卷,另日再行調閱。
十五、檔案應用完畢後,業務單位應依國家發展委員會檔案管理局所訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取費用。